Araştırma ve istatistiklerin ortaya çıkardığı gerçekler, idarelerin belge yönetimi fonksiyonlarında gerçekleştirilebilecek iyileştirmelerin büyük kazanımlar getirebileceğini işaret etmektedir. Daha çevreci, daha dinamik ve daha güvenli iş süreçleri için idarelerin EBYS altyapılarını sağlamaları büyük bir öneme sahiptir.

  • Geleneksel belge yönetim sistemlerinin maliyetleri; Doküman ile ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-60’ına, işçilik maliyetlerinin %20-45’ine ve kurumsal cironun %12-15’ine mal olmaktadır. (1)
  • Bir ofisteki dokümanların ortalama %  7,5’i kaybolmakta, % 3’üne ise   yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.(2)
  • Bir ofis çalışanı, dokümanlar ile ilgili harcadığı vaktin % 50’sini aramaya ve bulmaya % 5-15’ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.(2)
  • Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir dokümanın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir dokümanın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$’dır. (2)
  • Sadece ABD’de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır. (3)
  • Sadece ABD’de 4 trilyon doküman bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dökümanın ise yaşam döngüsü boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır. (4)
  • Türkiye’de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.(5)
  • 2 yıllık kağıt ve toner tasarrufu ile EBYS’nin edinme maliyeti, amorti edilmektedir.(5)

Ülkemizin hedeflediği e-Devlet projeleri içinde EBYSler son derece önemli bir yer tutmaktadır. 2008/16 Başbakanlık Genelgesi’nde bu gereklilik “Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir.” ifadesiyle belirtilmiştir.

Resmi Yazışma Yönetmelik taslağında açıkca ifade edildiği şekilde, idarelerin yakın zaman içinde EBYS altyapılarını oluşturmaları beklenmektedir. Standart DosyaPlanı’na uygunluk, elektronik belge ve imza işlemlerinin uygun bir altyapıyla işletilmesinin bir zorunluluk haline geleceği anlaşılmaktadır.

 

_________________________________________
1) Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com
2) Cooper’s and Lybrand, 1997, http://en.wikipedia.org/wiki/PwC, http://www.pwc.com
3) InfoTech Research Group, “Paper Cut : The True ROI of Document Management”, 2008, http://www.infotech.com
4) US Environmental Protection Agency, 2004, http://www.epa.gov
5) T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı, 2007, http://www.cevreorman.gov.tr