15 Aralık 2010 tarihinde Türk Standartları Enstitüsü (TSE) yetkilerinin yazılım ve kurumsal yapı üzerinde yaptıkları ayrıntılı incelemeler sonucunda Sisoebys (Sisoft Elektronik Belge Yönetim Sistemi) TSE 13298 ile belgelendirildi. Sisoft Ar-Ge birimince tasarımlanarak üretilen Sisoebys yazılımını tüm kurum ve kuruluşlarının hizmetine sundu.

Sisoebys ile tüm kurum ve kuruluşlar; konu ile ilgili herkesin, her zaman ve her yerden ulaşabileceği şeffaf, sade ve verimli bir yapıya kavuşuyor. Sisoebys’yi kullanan kurum ve kuruluşlar e-Kurum haline geliyor.E-Kurum, faaliyetleri sonucu elektronik dokümanların belge vasfının korunması, onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı aşamasında ele alınmalarını gerekli kılıyor. e-Kurum yapısı çerçevesinde tüm kurum ve kuruluşlardaki kullanıcıların belge yönetiminin ve ihtiyaçlarının tamamını karşılıyor.

Güvenlik

İş mantığı bütünüyle sunucu tarafında tutulmuş kullanıcı tarafından gerçekleştirelebilcek kötüye kullanım riskleri tümüyle engellenmiştir. Verinin taşınması esnasında dinlenerek elegeçirilmesi, oturum bilgilerinin çalınarak yetkisiz işlemlerin gerçekleştirilmesi gibi riskleri ortadan kaldıran altyapısal güvenlik yapılarıyla donatılmıştır. Belge üst verileri veritabanı sistemlerinde saklanırken, belge içerikleri dosya sisteminde her bir belge için farklı olacak şekilde şifrelenerek saklanmaktadır. Veritabanına Sisoebys dışından gerçekleştirilebilecek her türlü işlem engellenmiştir. Böylelikle sistemin yönetiminden sorumlu olan kişilerden gelebilecek saldırılar da engellenebilmektedir. Web tabanlı çok kullanıcılı sistemlerde paylaşılarak kullanılan veri tabanı bağlantı havuzları, kayıtların veritabanı üstünde kimin tarafından işlendiği biligisini geleneksel sistemlerde kullanıcı bazlı saklayamazken, Sisoebys barındırdığı güçlü oturum yönetimi yapısı sayesinde tüm işlemlerin her basamağında yüksek izlenebilirlik ve güvenlik sağlamaktadır. Sisoebys aracılığıyla gerçekleştirilen bütün işlemler ve bu işlemlerce etkilenen veri nesneleri detaylı olarak kayıt altına alınmaktadır. Oluşabilecek inceleme ihtiyaçlarında inkar edilemeyecek delil niteliğinde veriler elde edilebilmektedir. Sistem genelinde entegre bulunan e-imza ve zaman damgası yetenekleri sayesinde,  sisteme oturum açarken, iş akışlarının onay işlemlerinde, belge bütünlüğünün,kaynağının  ve işlem zamanının doğrulanmasında yasal geçerlilik taşıyan elektronik kayıtlar sağlanmış olmaktadır. Kullanıcılar rol bazlı olarak yetkilendirilebilmektedir. Gerçekleştirilebilecek işlemler esnek bir şekilde tanımlanabilmektedir. Geleneksel sistemlerde gözlemlenen darboğazlar incelenerek oluşturulmuş esnek ve güçlü yetki yönetimi yapısıyla, kolay yönetilebilir ve güvenilirdir. Belgelerin türleri, gizlilik dereceleri ve kapsamları dahilinde kurumsal güvenlik politikasının korunması için kusursuz erişim ve işlem denetim yapılarına sahiptir.

Kurumsal Yapı

Farklı işleyiş şekillerine sahip kurumsal yapıların ya da şirketlerin ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek belge türlerine göre birden dinamik iş akışları tanımlanabilmektedir. Kolaylıkla farklı alanlarda faaliyet gösteren kurumların işleyiş yapılarına entegrasyon sağlanmaktadır. Sisoebys, HBYS’nin (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) bir parçası olarak ya da diğer yazılımlarla (HBYS, CRM, ERP vb) entegre çalışan bağımsız bir paket uygulama olarak kullanılabilmektedir. Sisoebys ile yöneticilerin takip ve karar verme süreçleri düzenlenmektedir. Kurumsal organizasyon yapısına göre kadro bazlı çalışabilme yeteneklerine sahiptir.

e-Kurum Belleği
Kurum ve kuruluşların evrak ve işlem reflekslerini güçlendirilerek, kolay yönetilebilir bir işleyiş sağlamaktadır. Sisoebys’yi kullanan kurum ve kuruluşlar, tüm süreçlerini elektronik ortamda, hızlı ve güvenli bir biçimde gerçekleştirerek e-Kurum haline gelmektedir. e-Kurum yapısı çerçevesinde tüm kurum ve kuruluşlardaki kullanıcıların belge yönetiminin ve ihtiyaçlarının tamamını karşılamakta, elektronik ortamda konum  bağımsız çalışabilirlik kazandırmaktadır . e-Kurum ile, elektronik dokümanların belge vasfının korunması sağlanmaktadır.

Web Tabanlı Yapı

Evrak veya belgelerinin, geliş anından itibaren, tüm belgelerin bilgisayar ortamına işlenmesi (tarih, gelen kurum, gideceği birim, kişi, konu, vb) veya başka kurum/kuruluşlara gönderilmesi aşamalarına kadar üzerinde yapılan tüm işlemler, zengin içerikli  arayüzlerle bütünleşen servis odaklı mimarisine sahip web uygulamasıyla gerçekleştirilmektedir.
Web tabanlı, n-katmanlı java platformu üzerinde geliştirilen yapı sayesinde kolaylıkla mobil erişim gerçekleşmektedir. Java ve web teknolojileri sayesinde platform bağımsız, veritabanı bağımsız ve web tarayıcı bağımsız işleyiş sunulmaktadır. Sisoebys, kurum ve kuruluşlardaki herkesin, her zaman ve her yerden yetki dahilinde ulaşabileceği, şeffaf ve üretken bir yapı oluşturmaktadır.

Uyumluluk

TSE TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardına, resmi yazışmalara, mevzuatlara, ISO Kalite standartlarına ve Evrak Dolaşım Yönergelerine tam uyumluluk göstermektedir.

Belge Dağıtımı ve Dinamik İş Akışları
Dinamik iş akışları ve dağıtım planları sayesinde belgeler kurumsal süreçleri içinde çok hızlı bir şekilde işlenebilmektedir. Belgeler üzerinde çeşitli arama kriterleriyle sorgulamalar yapılarak, birden fazla noktadan erişim sağlanmaktadır. Tüm kurum ve kuruluşlarındaki doküman ve formlar, süreçler içinde, tanımlanmış olan iş akışlarına ve dağıtım listelerine göre kurum ve kuruluş içerisinde onay adımlarından geçerek dolaşmaktadır. Tanımlı belge akışına göre, sisteme giren dokümanın yaşam döngüsü içinde, nerelerden geçeceği ve neler yapılması gerektiği kurgulanarak her aşaması takip edilmektedir. Dokümanlar dağıtılmak istenen ilgili birimlere kolaylıkla sevk edilebilmektedir. İş akışı Kurum ve kuruluşların belge akışını kontrollü ve sistemli bir şekilde yürütmesini sağlamaktadır. Belge, yazışmalar ve her türlü bilgi akışını personele bağımlılıktan, bilgi kaybından kurtararak, kolayca bilginin derlenmesi sağlanıyor. İşlerin, görevlerin, kararların vb işlemlerin kimler tarafından yapıldığı/yapılacağına ilişkin belirsizlikler tamamen ortadan kaldırılmaktadır. Rol ve kadro bazlı olarak tanımlanabilen iş akışları personel görev değişikliklerinde bile kusursuz bir performans sergilier.

Döküman Güncelleme

Dokümanlarda kolaylıkla değişiklikler (revizyon) ve güncelleme işlemleri yapılmaktadır. Barındırdığı şablonlar, belge dinleyiciler,dönüştürücüler ve düzenleyiciler sayesinde dış uygulamalara bağımlılılları en aza indirir. Değişiklik yeni bir versiyon olarak sistemde saklanmakta, her doküman için versiyon takibi yapılmaktadır. Evrak tasarım şablonları ve revizyon takibi sayesinde evraklar düzenlenmekte, kontrolü kolaylaşmaktadır. Kullanıcıyı gelen evraklardan haberdar ederek, evrağın kolay ve zaman kaybedilmeden işleme alınmasına yardımcı olmaktadır.

Popüler Ofis Araçları ile Tam Entegrasyon

Farklı konularda ve işleyiş yapılarında, kullanıcı tanımlı tasarlanabilen raporlara ulaşılarak, başta istatistiksel bilgiler olmak üzere tüm bilgilere erişilerek bilgisayar çıktısı alınabilmektedir. Modüle eklenen e-posta ve fax sunucu aracılığıyla elektronik posta ve fax iletişimi sağlanmaktadır.

Kolay Kullanım ve Kurulum

Web tabanlı yapıya sahip olması nedeniyle kolay kullanım ve kurulum özelliklerine sahiptir. Görsel, kullanıcı dostu arayüzleri sayesinde karmaşık işlemlerin sadeleştirilmesi sağlanmaktadır. Eğitim gerektirmeden kurulum yapılacak bir yapıya sahip olan yazılım, merkezi olarak düzenlenen yapıları sayesinde son kullanıcıya zahmetsiz bir kullanım sunmaktadır. Belge yaratılması, değişiklik yapılması, görev ataması, iş akışının başlatılması ve izlenmesi, onaylama, yönlendirme, dağıtım, arşivleme vb evrak türüne göre evrak akışı tanımlanmasına olanak sağlayarak bu akış üzerinde çalışabiliyor. Böylelikle kullanıcılar sadece uygun olan seçeneklerle karşılaşarak karmaşık seçimler yapmak zorunda kalmıyorlar.

Arşiv

Sisoebys ile, milyonlarca dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı ortamlardaki kayıplar, karışıklıklar, istenilen bilgiye zamanında ulaşılamama, arşivin fiziksel sıkıntıları, dolaşım sorunları, ve doküman arama zorlukları gibi maliyete yol açan kayıplar yok edilmektedirStandart Dosya Planına göre ve Saklama – tasfiye planları ile kolay bir arşiv yönetimi sağlanmaktadır. Düzenlenen raporlar, otomatik hatırlatıcılar ve anlık sorgulanabilir yapılar sayesinde arşiv yönetiminde büyük kolaylıklar sağlanmaktadır. Olumsuz fiziksel koşullarda saklanan kâğıt belgelerin bulunduğu depo, arşiv, raf vb fiziksel ortamların yerini elektronik ortamlar almaktadır. Kırtasiye, haberleşme, insan kaynağı giderleri, zaman ve iş gücü kayıplar azaltılarak hizmet kalitesi artırılmaktadır.

Ekonomi

Gelişmiş OCR/ICR (metin tanıma) özellikleriyle basılı evrakları kayıpsız olarak elektronik ortama taşırken, sunucu-istemci modeli yazılımlara oranla daha ekonomik bakım ve güvenlik maliyetleri sağlanmaktadır. Dokümanların (belge, imaj vb) izlenmesi, dağıtılması, ulaşılması, yedeklenmesi ve saklanması kolaylaşmaktadır. Evrak hareketliliği için tahsis edilen personel gereksinimi azalmaktadır.

Sistem Yönetimi

Zaman içinde gelişim ve değişimleri kusursuzlukla kendi geçmişinde saklayan sisoebys, her zaman tutarlı davranmasını ve geçmişe dönük veri bütünlüğünün korunmasını sağlayacak iç denetimler barındırmaktadır. Böylelikle sistem yöneticisinin farkında olmadan yapabileceği hatalardan dönüşüne imkan tanınmaktadır. Rol bazlı olarak çalışan yetki yapısı sayesinde görev ve sorumlulukları sürekli değişen kullanıcılar için sürekli güncelleme gerektirmemektedir. Kolay bir şekilde sistem durumu, kullanıcı hareketleri gibi tüm fonksiyonlardaki işlemler anlık izlenebilmektedir. Kapasite planlamasına ve canlı bakım çalışmalarına imkan tanımaktadır.